进销存管理系统是面向企业应用的询价、采购、入库、仓储、出库、收付款为一体的管理系统。
主要包含的功能有费用申请、费用审核、账款预支、备用金管理、采购、核销、结算、收付款、仓库管理、出入库管理等。
进销存管理系统可以帮助企业做到库存不乱、单据不乱、价格不乱，所有工作有条不紊，出现问题有据可查，及时了解企业实际经营情况。
在进销存管理系统中每一步都可以上传相关凭证，支持所有的文件类型，图片类型的凭证支持预览功能，文件大小支持最大 50MB 。
进销存管理系统操作流程：
在门窗软件系统中包含多个进销存系统的接口，可以快捷申请关于项目的产材料费用申请，点击【申请费用】按钮可以将申请记录提交到【进销存】 -> 【费用申请】视图中。在此之前您可以先设置项目材料所属的会计费用科目。
您可以在工具栏【工具】 -> 【选项】 -> 【环境】 -> 【基本配置】中，设置【项目材料费用申请默认会计费用科目】选项。之后添加的项目材料都会指定到此科目下。
例如在【导航】窗口，【项目】 -> 【统计】 -> 【工程材料计划】视图中，在列表的最后一列包含【申请费用】按钮。
在【项目】 -> 【加工图纸】 -> 【生产批次】 -> 【板材计划】视图中，在列表的最后一列包含【申请费用】按钮。
询价模块其核心目标是优化采购成本、提高报价效率，并为决策提供数据支持。在重要采购任务中，推荐采取询价的方式，对采购预算有一个基本的摸底，而这个过程不是必须的。
企业经营管理的任何材料费用都可以通过费用申请单管理，申请单提交后，软件系统将根据办理流程和权限，将费用申请递交给相应人员审核并处理。包含材料的费用申请可以由公司集中采购，也可以自行采购，您可以根据实际情况设置费用申请的采购方式。
公司集中采购的费用申请需要设置为【集采】，在申请单提交并审核通过后，由采购员打印采购单，并采购物品并入库，入库完成后，由采购员核销结算费用申请单。
自己采购的费用申请需要设置为【自采】，在申请单提交并审核通过后，由费用申请人采购并入库，入库完成后，由费用申请人自行核销结算费用申请单。
点击工具栏【进销存】 -> 【费用申请】按钮，打开【费用申请】视图。
在视图中可以点击左上角【添加】按钮，添加一个费用申请。
费用申请名称：是指此次费用主要用在哪些项目上；
费用申请事由：是指此项目目前已经达到的状态；
提交时间：表示提交申请时的时间，未提交时显示 “ 未提交 ” ；
使用时间：表示此笔费用大概使用时间，给稍后审核人员和相关办事人员参考；
共 / 通过 / 驳回 / 审核中：表示费用明细中每条记录的审核状态。
您还可以上传费用申请所需要的相关凭证，例如图片、文档、表格等，以帮助审核人员快速审核。
一条费用申请可以包含多条记录，点击表格最后一列中的【明细】按钮，可以打开【费用申请明细】视图。
费用申请提交后，明细视图只可以查看记录，不能编辑和删除记录。
在【费用申请明细】视图中，点击【添加】按钮，将打开【添加】对话框：
会计费用科目：请选择费用所属会计费用科目；
材料：如果会计费用科目包含材料，这是需要指定具体的材料；
项目：费用所属的项目，可以不指定；
工程：费用所属的工程，可以不指定；
数量：购买材料的数量
金额：所需要的金额，或材料单价；
是否需要预支：根据具体情况设置；
集采 / 自采：选择【集采】后费用申请记录将显示在【采购】视图中，选择【自采】则由申请人自己采购入库即可；
备注：备注信息。
点击【确定】添加一条费用申请记录。
添加费用申请记录完成后，保存并关闭【费用申请明细】视图。在【费用申请】会刷新记录内容，并且可以提交费用申请。
费用申请提交后，系统根据审核权限的配置，提交给指定人员进行审核。
进销存管理系统包含费用审核、核销审核、付款审核和出入库审核。所有审核记录都在【审核】视图中，可以通过选项卡切换审核类型。
通过权限配置可以让指定用户拥有审核权限。更多关于权限配置功能的介绍请参考【权限配置】章节的内容。
费用审核：
费用审核分为3个部分，依次是：
工程费用审核 ＜ 项目费用审核 ＜ 全局费用审核
工程费用审核：费用申请如果指定了所属工程，那么首先由此工程的费用审核人审核。
项目费用审核：费用申请如果指定了所属项目，由此项目的费用审核审核。
全局费用审核：所属费用申请明细最终都提交到全局费用审核人来审核。
关于多人审核：
以上审核流程可以配置多个审核人，也可以一个都不配置，如果没有审核人，费用申请提交后就自动审核通过。
多人审核，将根据权限参数中排序顺序审核。
一个人如果配置多个重叠的审核权限，将优先使用最高的权限。
关于代办人：
第一审核人审核时，需要指定费用申请的待办人。待办人可以是申请人自己，也可以是拥有待办权限的人，例如采购。
如果没有审核人，费用申请将直接通过，并由申请人做为待办人。
费用审核通过后会根据是否预支，跳转到预支视图。是否集中采购，跳转到采购视图。 在配置用户权限时，可以指定用户对某个具体工程有审核权限，并且还可以配置权限的金额，更多详细内容请参考5.13章节中关于权限配置的内容。
核销审核：
在费用申请所包含工作任务完成后，或采购完成后，收集所有相关票据、图片，以及相关凭证，开始编辑并提交核销记录。核销记录由指定核销审核权限的人审核。
所有费用申请都需要进行核销，核销审核完成后才可以进行结算。
审核时需要确定每条费用申请结算的客户是否正确，如果不指定，则由费用申请人结算。
付款审核：
费用申请核销完成后，说明事、物、钱、票据已一一对应，可以开始结算并付款，付款申请提交后，由指定付款审核权限的人审核。审核通过后方可付款，并上传收款凭证。
出入库审核：
所有材料出库需要专人审核，由指定出库审核权限的人审核。
所有费用申请包含采购的材料需要入库，由指定入库审核权限的人审核。
在企业经管中，有些费用申请需要预支，例如非集中采购物品、非经常往来经销商、采购金额不大等情况。可以提前预支费用，待工作完成后核销费用申请。
费用申请如果需要预支，需要在【添加费用申请明细】对话框中勾选【是否需要预支】。
待预支的费用申请审核通过后，就可以在【预支】视图中查看内容，并且填写预支金额。
预支金额可以有一定的浮动，例如费用申请需要 98 元，预支时可以预支 100 元，以便于工作开展，稍后在【结算】时多退少补。具体可浮动的预支最大金额可以在工具栏【工具】 -> 【选项】 -> 【环境】 -> 【基本配置】选项卡【预支金额附加】中配置。
在企业日常经营中，外出业务人员由于工作需要，会出现未提出费用申请，先支付的情况。在系统中可以先给业务人员预支一部分合理的备用金，待工作完成后，补上费用申请，并且在核销时，勾选【是否使用备用金】选项。在结算时多退少补即可。
备用金发放后，需要上传相应收款凭证。
在费用申请添加明细时，如果选中集采，那么所需要采购的物品由企业统一集中采购。待物品入库后，费用申请人领用即可。
所有需要集采的物品会显示在【采购】视图中，拥有采购权限的人员可以查看采购明细，打印采购单。
所有购买的材料都需要先入库，只有入库并且审核通过后，相关的费用申请单才可以核销结算。
可入库的材料还有通过其它方式获得的材料，例如借用等。在加工过程中生产的半成品也可以入库，例如窗框、窗扇等。
点击【添加】按钮，可以添加一条入库单。点击【明细】按钮可以打开【入库记录】视图。
在【入库记录】视图中可以添加、编辑每一条入库记录。
所有费用申请在工作完成后、或采购完成后需要进行核销，包含材料的费用申请需要入库后才可以核销。
核销的主要工作是，费用、票据、入库一一对应。
所有集采的费用申请单由采购员核销，自采的费用申请单由申请人核销。
包含材料的费用申请需要先入库后，才可以核销费用申请。软件系统会自动甄别费用申请单所包含的材料是否已经全部入库。
需要预支的，预支后才可以核销。
填写实际核销金额，和是否使用备用金，并保存关闭视图。最后提交核销记录，由核销审核人员审核。
每条费用申请明细需要指定结算客户，如果不指定将由费用申请人结算费用。
集采费用申请可以填写结算客户，填写了结算客户的费用申请，由客户结算。不填写结算客户的，由采购员结算。
核销审核通过后，费用申请单会自动进入支付审核流程，支付审核通过后可以进行结算。
在【结算】视图中可以将多笔费用申请记录合并或拆分结算。原则是，每个结算单是一个人或客户的。
自采的结算人是费用申请人，集采的结算人是费用申请明细中指定的结算客户，如果没有指定结算人就是采购人。
结算金额以核销金额为基础，如果是自采会减去已预支金额， 如果是集采，并且使用了备用金，结算金额为零。
结算单交付完成后，需要封存结算单，之后不能再编辑结算单。
收款功能可以记录接收客户支付的款项。
在【仓库】视图中可以添加、编辑仓库信息。
双击【仓库】打开【仓库管理】视图，可以查看仓库所包含的材料，以及入库、出库相关信息。
【出库】视图可以添加、编辑出库记录。
进销存系统在多人协同工作时，需要准确配置用户权限。推荐以“角色权限”的配置方式，指定用户权限。
在费用申请视图中默认可以查看自己的费用申请单，如果配置了【查看全部费用申请单】权限，用户将看到所有用户的费用申请单。
在【项目费用审核】、【工程费用审核】权限中，可以配置参数，参数中指定用户具体负责哪个项目或工程，也可以不指定。金额是指审核通过的金额。 权限参数可以指定权限范围，例如费用申请指定多个审核人，并且第一个人指定权限范围1000元以内，如果费用申请金额在1000元以内，只需要第一个人审核，此费用申请即可通过审核。 如果当前是终审用户，侧不受权限参数影响，有权审核所有申请。 如果当前费用申请超出当前用户权限参数范围，则当前用户审核完成后，继续由下一个审核人审核。
金额权限如果小于0，为负数，表示关闭此功能。如果配置多个相同的权限参数，金额以最小值计算。
权限参数如果指定了项目或工程，参数金额范围则控制指定项目或工程。 如果没有指定项目或工程，参数金额范围则控件全部项目或工程。 如果配置了多个相同的范围，则金额权限按最小的计算。 例如两个权限参数指定了相同的项目，但金额不同，则按金额最小的计算权限。
其它更多关于权限配置的功能，请参考【用户角色和权限】章节的内容。
进销存系统的统计分析功能是其核心价值所在，它能够将日常的业务数据转化为直观、可量化的商业洞察，从而指导企业进行科学决策、优化运营并提升盈利能力。 一个功能完善的进销存系统，其统计分析模块通常需要覆盖库存、销售、采购、财务及综合经营等多个维度，并支持灵活的多条件查询与可视化呈现。 一、 库存分析：实现库存的精细化管理与风险预警 库存分析的目标是确保库存水平在满足销售需求的同时，实现资金占用最小化。这需要一系列报表来监控库存的健康状况和周转效率。 库存周转率与周转天数分析：这是衡量库存管理效率的核心指标。库存周转率其本质是：在一段时期内，库存被卖出并补充的次数。次数越高，通常代表资金利用效率越高，商品流转越快。 库存周转天数：指库存从进入仓库到被销售出去所需的平均天数。它衡量的是库存的停留时间。天数越短，说明商品在仓库中积压的时间越少，资金被占用的周期越短，库存管理的效率也就越高。 二、 计算公式：互为倒数的数学关系 周转率和周转天数，在数学上是互为倒数的关系，通过一个固定的计算周期天数（通常一年按365天计算）进行换算。 在财务统计学科中，库存周转率 (次/年) = 销售成本 / 平均库存金额 销售成本 = 期初库存 + 期间采购 - 期末库存 销售成本 (COGS)：指在一段时间内所售商品的总成本，是企业为获得商品所付出的直接代价，是计算时最准确的分子，反映了真实的物料消耗。有时也会用“使用金额”或“出库总金额”来近似计算。 平均库存金额：通常取计算期初和期末库存金额的平均值，即 (期初库存金额 + 期末库存金额) / 2。 在进销存软件系统中，由于未将人工成本、管理成本纳入管理，在计算库存周转率使用以下公式： 库存周转率 = 期间总出库成本 / 期间平均库存余额（确认修改） 库存周转天数 (天) = 计算期天数 / 库存周转率 三、 应用场景与意义：向后看效率 vs. 向前看能力 这是理解两者区别最关键的一点。它们虽然相关，但考核的方向和用途不同。 库存周转率(周转次数)：是一个向后看的绩效评估指标。它基于历史实际发生的数据，来评估企业过去的运营效率。较高的周转率意味着过去的库存管理是高效的。 它主要用于： 评估运营效率：周转率越高，存货占用水平越低，流动性越强，资金回笼越快。 财务健康度：库存属于被占用的资产，高周转率意味着企业用更少的资金做了更多的生意，短期偿债能力更强。 行业对比：企业常与自身历史数据或同行业平均水平进行比较，以判断竞争力。 库存周转天数：通常指库存供应天数，是一个向前看的规划与能力指标。它基于当前现有库存和对未来平均需求的预测，来衡量库存能支持未来多少天的销售。 它主要用于： 供应链规划：帮助制定采购和生产计划。例如，现有库存还能满足未来45天的销售，那么补货计划就需要确保在45天内到货。 风险预警：天数过长，可能预示滞销风险；天数过短，则可能面临缺货风险。 评估供应链灵活性：较低的DOS值通常意味着企业供应链响应更快，灵活性更高。 四、 如何分析与应用：结合使用，洞察全局 在实际管理中，应将两个指标结合使用，进行多维度分析： 趋势分析 (同比/环比)：将本期的周转率或周转天数与上一期或去年同期进行比较，判断库存管理效率是在提升还是恶化。 细分分析： 不要只看公司整体的数据。应按照产品品类、销售区域、仓库等进行细分计算。例如，整体周转天数为60天，但可能A品类只有30天，而B品类却长达120天。这能帮助精准定位问题库存。 二、 分材料计算的意义：精准定位，精细管理 对每一种材料（或按品类）单独计算周转指标，其核心意义在于将库存管理的“黑箱”透明化，实现从粗放式管理到精细化运营的转变。 评估资金占用效率，优化现金流 库存的本质是被“捆缚”的资金，无法用于其他投资或运营。通过计算每种材料的周转率，企业可以清晰地看到，哪些材料占用了大量资金却周转缓慢（低周转率/高周转天数）。例如，A原材料年周转率仅为2次（即周转天数为182.5天），而B原材料周转率为12次（周转天数30.4天）。这意味着，投入在A材料上的资金一年只循环了2次，资金使用效率远低于B材料。这种分析能直接指导采购和库存策略，将资金优先配置给高周转的材料，从而提升整体资金回报率。 识别供应链瓶颈与风险 不同材料的周转天数差异，是供应链各环节健康状况的“晴雨表”。 原材料周转天数过长：可能意味着采购批量过大、生产计划不准确导致需求预测偏差，或是供应商交付不稳定。例如，一个案例中分析发现，华为、MOTO等大客户项目的原材料库存金额最高，原因是“客户需求不稳定”和“项目结束后（EOL）物料处理不及时”。 在制品（WIP）周转天数过长：直接指向生产流程的效率问题，如生产线不平衡、工序等待时间长、生产计划排程不佳等。 成品周转天数过长：则反映了销售不畅、市场需求预测不准或产品竞争力不足等问题。分材料分析能帮助企业精准定位问题环节，而非笼统地认为“库存高”。 指导采购与生产计划 周转天数的实际应用价值在于其“向前看”的规划能力。每种材料的周转天数（在此语境下更接近 “库存供应天数-DOS” ）可以告诉计划人员：“基于当前库存和平均消耗速度，现有库存还能支持多少天的生产或销售？”。这是制定采购提前期、安全库存水平和生产批量的直接依据。例如，若某关键元器件的周转天数为15天，而供应商的交货周期是20天，则企业面临缺货风险，必须调整策略。 实现库存结构的优化（ABC分类法的深化） 单独计算每个材料的周转指标，是执行ABC分类法（根据价值与重要性分类管理）的数据基础。企业可以据此将材料分为： A类（高价值、低周转）：重点监控，采用小批量、高频次的采购策略，力求降低库存水平。 B类（中等价值与周转）：常规管理。 C类（低价值、高周转）：简化管理，可采用较大批量采购以降低采购成本。 这种分类管理能有效平衡库存持有成本与采购成本，实现总成本最优。 暴露呆滞料与过期风险 通过监控每种材料的库龄（与周转天数密切相关），企业可以及时发现那些长期未动、即将过期或已技术淘汰的“呆滞库存”。例如，周转天数远超同类材料平均水平的项目，很可能就是呆滞料。及早发现并处理（如退换货、折价销售、内部消化），可以避免全额的存货跌价损失，释放仓储空间。 三、 综合分析：超越单个数字的洞察 单独看一个材料的周转数据意义有限，必须将其置于对比和趋势中进行综合分析，其价值才能最大化。 横向对比（与行业标杆、内部标准）：将本公司某材料的周转率与行业领先企业对比，可以明确竞争力差距。与内部设定的目标值对比（如案例中将原材料周转天数目标从13天降至8天），可以衡量绩效并驱动改善。 纵向趋势分析（同比、环比）：观察同一材料周转率的历史变化趋势。如果周转率持续下降（天数上升），可能预示该材料对应的产品需求萎缩或供应链出现问题；反之，周转率上升则可能表示管理改善或需求增长。 关联分析：将原材料、在制品、成品的周转数据结合起来看，可以评估整个“资金→原材料→产品→销售→资金”循环的效率。理想的状况是三者协调，任何一环的“堵塞”（周转突然变慢）都会影响整体现金流。 总结而言，计算每一种材料的库存周转率与周转天数，其根本意义在于将库存管理从一项模糊的成本中心，转变为一个可测量、可分析、可优化的价值管理工具。它让管理者能够像医生查看化验单一样，精准诊断出供应链的“病灶”（是采购、生产还是销售环节出了问题），并开出针对性的“药方”，最终实现降低资金占用、加速现金回流、提升企业盈利能力和市场竞争力的核心目标。 结合业务场景：对于生产型企业，需要分别计算原材料、在制品、产成品的周转情况，以识别生产流程中的瓶颈。对于有在途库存的贸易企业，计算时应将在途库存金额纳入平均库存考量，才能得到真实的资金占用情况。 设定优化目标：通过分析行业标杆（例如，2025年电商行业平均库存周转天数约为43天，而京东可优化至30-50天）和自身历史最佳水平，为不同品类设定合理的周转天数和周转率目标，并据此调整采购和促销策略。 总结来说，库存周转率和周转天数是一体两面、相辅相成的指标。周转率告诉你“转得快不快”，是效率的结果；周转天数告诉你“要转多久”，是能力的体现和规划的依据。 卓越的库存管理，需要同时关注这两个指标，用周转率评价历史绩效，用周转天数指导未来行动，从而实现资金高效利用和供应链敏捷响应。 库存资金占用分析：系统应能统计并展示当前库存占用了多少流动资金，并可按商品、品类或仓库进行细分。 这有助于管理者识别哪些商品占用了大量资金但周转缓慢，从而进行针对性的优化。 库龄分析：通过分析商品在库时间的长短，系统可以生成库龄分析汇总表与明细表。 这能有效识别出即将过期或已成为滞销品的库存，提醒企业及时采取促销或清理措施，减少损失。 ABC成本分析：这是一种科学的库存分类管理方法。 系统能根据商品的销售额或资金占用比例，自动将商品划分为A（重点）、B（一般）、C（次要）三类。 企业可据此对不同类别的商品采取差异化的管理策略，例如对A类商品设置严格的库存预警和快速补货机制，对C类商品则适当放宽管理以降低成本。 二、 销售与采购分析：洞察市场趋势与优化供应链 对销售和采购数据的深度分析，能帮助企业精准把握市场脉搏，并优化与上下游的合作关系。 销售数据分析：系统应能生成多维度的销售报表，包括但不限于销售趋势分析、客户/销售员业绩排行、热销商品分析等。例如，通过“销售图表分析”功能，管理者可以按销售员或时间段（如逐月）分析销售情况，从而评估绩效并制定激励策略。 采购与供应商分析：系统需提供采购汇总与查询功能，帮助企业分析不同供应商的供货及时性、价格稳定性和商品质量。通过对比采购成本与销售数据，可以评估采购策略的有效性，并优化供应商结构。 进销存业务综合分析：这是更高层次的整合分析。系统需要建立一个综合分析模型，能够同时展示各种货物的存货数量、加权平均采购价格、存货占用资金、产品销售成本、销售收入以及销售毛利等关键信息。这种一张表看全貌的能力，是管理者进行盈亏平衡分析和产品结构调整的重要依据。 三、 财务与往来账分析：保障现金流健康与客户关系 进销存系统不仅是业务系统，也承担着重要的财务辅助功能，确保企业资金流的清晰与安全。 往来对账及应收应付管理：系统需要清晰地管理企业与供应商和客户之间的账目，包括应收账款和应付账款。通过账龄分析和逾期天数分析，企业可以及时催收欠款，并合理安排付款计划，保障现金流健康。 成本与毛利分析：精准的成本核算是利润分析的基础。优秀的系统应支持多种成本核算方法（如先进先出、移动平均等），并能对每一件、每一箱商品进行精细化成本核算。结合销售收入，系统便能自动计算出各商品、各订单的销售毛利，为定价和促销策略提供数据支持。 经营效益综合分析：通过整合销售、成本、费用等数据，系统应能生成反映企业整体经营状况的报表，帮助管理者回答“这个月是赚了还是亏了”、“哪些产品真正赚钱”等核心问题。 四、 报表的灵活性与数据支撑能力 除了提供固定的分析报表，系统本身的数据处理与呈现能力也至关重要。 多维度、自定义查询与统计：系统必须支持按公司、日期、存货、库存组织等多种条件进行组合查询与统计分析。同时，应允许用户自定义查询条件，以满足个性化的管理需求。 数据可视化与智能预警：除了传统的表格，系统应能生成直观的图表（如销售分析图表），并将关键指标（如库存周转率、安全库存）通过数据看板实时呈现。更重要的是，应能基于预设规则（如库存上下限）自动发出预警，实现从“事后分析”到“事中干预”的升级。 数据整合与流程追溯：一个成熟的系统能够实现采购、销售、库存、财务数据的全流程关联与追溯。这意味着从一笔采购订单开始，到最终销售出库、回款，所有环节的信息都能清晰记录和串联，为深度分析和问题排查提供完整的数据链。 综上所述，一个优秀的进销存系统，其统计分析功能应是一个从基础数据汇总（如出入库汇总表），到核心运营分析（库存周转、销售毛利），再到战略决策支持（ABC分类、经营效益）的完整体系。它不仅能回答“发生了什么”，更能揭示“为什么发生”以及“未来该如何做”，最终成为驱动企业精细化运营和持续增长的核心引擎。